Serviços de Departamento Contábil
A contabilidade financeira tem três funções importantes em toda e qualquer empresa e condomínio, independente de seu tamanho:
- Calcular e mensurar o patrimônio das entidades;
- Colaborar com informações na tomada de decisão da gestão empresarial;
- Cumprir com as exigências do fisco.
Uma curiosidade é que, no Brasil, a grande maioria das micro e pequenas empresas simplesmente não utilizam as duas primeiras funções e poucas (muito poucas) a utilizam na terceira.
Uma grande parte dos empresários acredita (erroneamente) que pequenas empresas não precisam de contabilidade.
Os empreendedores do século XXI podem ter relatórios contábeis e financeiros altamente eficientes a alguns cliques de distância.
Basta contribuir de maneira efetiva para que isso aconteça, tornando um hábito administrativo o envio dos documentos contábeis para o escritório de contabilidade.
A contabilidade gerencial utiliza as valiosas informações contidas nos diversos relatórios à disposição para visualisar prováveis cenários e influenciar positivamente no resultado final do processo de gestão.
A gestão precisa ser baseada em planejamentos feitos através de informações obtidas de várias fontes e a contabilidade é uma das principais fontes de informação de uma empresa.
Vejamos algumas informações gerenciais obtidas dela:
- Demonstrar a real situação econômico-financeira da empresa. (Lucro/Prejuízo);
- Oferecer mais visibilidade na confecção de um orçamento financeiro mensal/anual;
- Acompanhamento da evolução dos dados financeiros através do tempo;
- Dar mais embasamento ao planejamento estratégico através da análise das informações econômico-financeira;
- Acompanhar a evolução das receitas, custos e despesas;
- Ter uma visão macro-econômica da empresa, percebendo com mais nitidez onde estão os custos/despesas que devem ser cortados ou eliminados ou áreas que precisem de mais investimentos.
- Identificar sazonalidades e tomar medidas preventivas caso seja necessário;
- Identificar o nível de endividamento da empresa em relação ao patrimônio.
- Diminuir a carga tributária dos sócios com a distribuição de lucros;
- Melhorar o acesso a empréstimos e financiamentos;
Algumas vantagens de ordem técnicas
- Pode ser utilizada como peça importante em eventuais processos judiciais que exijam provas que dependam de perícia contábil, tanto nos aspectos trabalhistas quanto nos fiscais;
- Revelar a verdadeira situação patrimonial da empresa, inclusive em juízo, na eventual saída ou morte de um sócio, inclusive aos herdeiros e sucessores;
- Peça imprescindível no requerimento de recuperação judicial;
Essas vantagens, com certeza, contradizem qualquer argumento contrário, inclusive quanto ao custo de contratação de um escritório contábil capaz de suprir essas necessidades.
Serviços de Departamento Pessoal
O Departamento Pessoal tem o dever de executar e coordenar todos os trâmites burocráticos gerados pelos vínculos trabalhistas de uma empresa e condomínio, e muitas vezes é confundido com o de Recursos Humanos.
Basicamente o DP trata da parte burocrática do setor de RH, já o RH lida com o desenvolvimento do empregado dentro da empresa, preocupa-se com seu treinamento e capacitação, avaliação de desempenho, plano de carreira entre outras atividades.
A rotina do DP é baseada em datas, valores, números, cálculos e prazos passíveis de penalidades financeiras pelo seu descumprimento.
Principais tarefas que o Departamento Pessoal executa:
- Processo de admissão de funcionários (Registro, contrato de trabalho, preenchimento da carteira de trabalho, etc);
- Cálculo da folha de pagamento;
- Emissão de contra-cheques (holerites);
- Cálculo dos encargos trabalhistas;
- Emissão de guias de recolhimento (INSS, FGTS);
- Cálculo de férias;
- Folha de 13º Salário;
- Obrigações acessórias do setor trabalhista (SEFIP/GFIP/RAIS/CAGED);
- Rescisões trabalhistas;
- Atendimento em fiscalizações;
- Homologações em Sindicatos e Ministério do Trabalho.
Outra importante função que o departamento pessoal das empresas desempenha é a de fornecer importantes informações de cunho social ao governo. Através das obrigações acessórias o departamento transmite vários tipos de dados sobre os empregados.
Essas informações servem como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada de decisões para ações governamentais.
Obrigações acessórias do setor trabalhista (SEFIP/GFIP/DIRF/RAIS/CAGED)
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
É um aplicativo disponibilizado gratuitamente pela Caixa Econômica Federal que serve para o preenchimento dos dados dos credores (empregados) referente ao depósito do FGTS e das informações relativas à Previdência Social (Admissões, Afastamentos, Férias, Auxílio maternidade, etc). O departamento pessoal alimenta o sistema com todos os dados e informações de cada funcionário da folha de pagamentos do mês.
Esse aplicativo envia todas as informações à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS e gera dois arquivos (guias e relatórios) chamados:
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia da Previdência Social.
São emitidos relatórios com todos os detalhes das informações enviadas.
DIRF – Declaração do imposto de renda retido na fonte
É uma declaração anual exigida pela Receita Federal onde é informado o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte, dos rendimentos pagos ou creditados durante o ano base para seus beneficiários.
Essa informação é importante para que os contribuintes que sofreram retenção de IRRF façam sua declaração de ajustes com o fisco e tenham a possibilidade de serem restituídos de parte do valor pago a ele.
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
O Ministério do Trabalho, com intuito de obter dados atualizados anualmente para controle da atividade trabalhista no País, disponibiliza um aplicativo gratuitamente na internet, onde são inseridas todas as informações sociais dos empregados durante o ano-base. É uma das principais fontes de dados sobre o mercado de trabalho formal do Brasil
Através dela o governo é capaz de:
- Organizar o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS)
- Identificar os trabalhadores que tenham direito ao abono salarial PIS/PASEP
- Auxiliar o controle da nacionalização do Trabalho, dos sistemas de arrecadação, registros do FGTS e licença de benefícios previdenciários
As informações são divididas por classe econômica, município, faixa etária, tempo de serviço, ocupação e faixa de rendimento médio.
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
O CAGED foi criado pelo Governo Federal, e institui o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.
Deve ser preenchido sempre que algum trabalhador entra ou sai da empresa.
É utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.
Serviços de Departamento Fiscal
O Departamento Fiscal é responsável por toda parte tributária fiscal da empresa, ou seja, pelo cálculo, escrituração e emissão de todos os tributos relacionados com a produção e comércio de bens e serviços.
A base documental para a realização das tarefas do departamento são as informações constantes nos documentos fiscais (Notas Fiscais) de todas as compras e vendas da empresa.
Funções do departamento fiscal:
- Análise, orientação e controle da aplicação da legislação tributária nos âmbitos federal, estadual e municipal;
- Apuração dos Impostos e Contribuições Sociais, IPI, ICMS, PIS, COFINS, ISS, IRPJ, CSLL e demais tributos da cadeia tributária;
- Confecções de guias para pagamentos dos tributos (impostos e contribuições);
- Autorização para emissão de notas fiscais;
- Lançamento dos documentos fiscais nos respectivos livros eletrônicos;
- Assessoria em rotinas fiscais;
- Assessoria no atendimento à fiscalização;
- SPED Fiscal e Contribuições – Receita Federal
- Declarações eletrônicas estaduais: SEF, E-Doc, Sintegra, GIA etc; – Secretaria da Fazenda
- Declarações Municipais : Declaração de Serviços – DS, DRE – Declaração de Serviços Recebidos Prefeituras
A caótica legislação tributária brasileira, que já ganhou fama nacional e internacional como uma das piores do mundo, é a base de sustentação legal em que se apoiam os profissionais que trabalham nessa área.
Dito isso, é possível perceber a complexidade e a importância desse setor para toda e qualquer empresa.
O departamento fiscal é o mais conhecido dos departamentos contábeis, pelos pequenos empresários, já que é responsável pela emissão das guias de recolhimento de impostos de todas as empresas.
Como a carga tributária do país consome quase 40% de tudo o que é produzido e consumido, os altos valores dos impostos pagos pelas empresas tornaram esse departamento meio que odiado com o tempo.
Porém esclarecemos que, dentre todas as suas tarefas, a emissão das guias que resultam no pagamento de impostos é a mais simples de todo o trabalho e acrescentar que o departamento fiscal deve ser tratado mais como aliado do que como inimigo dos empresários.
Talvez a maior importância do departamento fiscal venha através do infindável quantidade de exigências estabelecidas pelas obrigações acessórias que dão a ele o status de gerador oficial de confissão de dívidas da empresa, portanto deve ser um tema importante na gestão administrativa.
Essas confissões de dívidas são intensamente transmitidas via internet através de várias declarações fiscais eletrônicas para vários tipos de órgãos governamentais, e a ausência de envio dessas declarações geram pesadas multas que podem desestabilizar financeiramente uma pequena empresa.
Abaixo algumas da declarações fiscais exigidas:
- GIA
- DECLAN
- DCTF
- EFD
- ECF
- DAS
- DIRF
Vantagens de ter um escritório com o departamento fiscal organizado:
- Pagar o imposto corretamente, evitando futuras infrações e multas por erro de cálculo;
- Cumprir todas as obrigações fiscais (principal e acessórias) exigidas evitando futuras autuações e eventuais aborrecimentos por seu descumprimento.
- Melhores informações na formação de preço através da análise da carga tributária;
- Escolher o melhor regime de tributação para a empresa;
- Obtenção de relatórios gerenciais de faturamento, custos, impostos;
Departamento Societário
Departamento responsável pelo início das estratégias a serem desempenhadas e praticadas pelas empresas, em conjunto com os demais Departamento do escritório de contabilidade.
Abaixo algumas atividades desempenhadas:
- Alterações de contrato social,
- Emissão de Alvarás,
- Abertura de filial,
- Emissão de Licenças,
- Desembaraços burocráticos,
- Aumento de capital, etc.